¡Hola astronautas! ¿listos para una nueva aventura?
A continuación te presentamos las bases de nuestro próximo “Festival Cohete Lunar”, las cuales deberás leer con atención ya que describen el proceso de postulación y participación del evento. Recuerda revisar los datos que has ingresado al formulario antes de enviar tu postulación para evitar malentendidos.
Al enviar tu postulación estás aceptando los términos y condiciones aquí expresadas.
Fechas: Sábado 04 - Domingo 05 de Noviembre 2023
Horario evento: 12:00 a 19:00 hrs.
Recinto: Centro Cultural Estación Mapocho. Ubicado en metro Cal y Canto, Línea 2 y 3. Dentro del recinto se ocupará la plaza baja, salones para actividades y terraza para patio de comidas.
Acceso con venta de entradas: El valor de la entrada será mínimo para control de acceso al recinto y también se darán entradas gratuitas a establecimientos educacionales. Con un flujo mínimo de 3.000 personas asistentes por día aproximadamente.
Dentro del valor del stand se consideran los siguientes ítems con el objetivo de difundir mejor a cada artista y entregarles el material adecuado para mayor difusión tanto previo al evento como posterior al evento.
En este caso, cabe destacar que se ofrecerán 3 entradas de cortesía por stand para que los expositores puedan regalar, sortear o como estimen conveniente.
Para hacer efectivo el descuento en @zari.imrepnta solo deben mencionar en su cotización que son parte de los expositores a nuestros festivales, ellos ya previamente tendrán el listado de los artistas que participarán en cada edición. Éste descuento solo aplica a papelería por parte de la imprenta.
* Aclaración: En esta edición la productora no entregará las imágenes de marcos para los artistas ya editadas con la imagen del artista y su nombre. De todas formas, se les proporcionará el diseño de marco para quienes quieran editar la imagen con su foto. Esto debido a que solo un porcentaje de artistas realmente utiliza esa imagen y la sube a redes sociales y es una inversión de tiempo considerable, el cual ahora focalizaremos en nuevos métodos promocionales y gráficas.
La productora Cohete Lunar se compromete a hacer difusión del evento por distintas plataformas y con distintos medios como ya es conocido por artistas que ya han participado de nuestros eventos anteriormente.
Cohete Lunar promocionará de igual forma las actividades o participación de ciertos artistas en menor o mayor intensidad velando por una buena difusión y captación de público para el evento.
En cualquiera de los casos, la productora no se hace cargo de si llegado el día del evento la cifra de asistentes es menor a lo esperado o las ventas de los expositores no son las esperadas por ellos. De cualquier forma, nunca se ha bajado de los 3.000 asistentes diarios en nuestros eventos, contabilizando en el último evento de Agosto 2023 una cantidad de 18.000 asistentes sumando ambos días.
Por parte de cohete lunar velamos por la realización de un buen evento con variedad de actividades, artistas nacionales e internacionales, y una gran inversión en: publicidad, equipo de producción, efectivos de seguridad, ambulancia, así como en material gráfico para la captación de público y que esto se vea reflejado en la venta de nuestros expositores.
La productora se reserva el derecho de admisión al ser un recinto privado si la gente interfiere con el buen funcionamiento del evento o su equipo.
STANDS
Cada stand (a excepción de stand de foodtruck) incluye mesas y sillas en las cantidades especificadas a continuación, aptas para una mayor comodidad, donde el expositor pueda disponer sus productos.
Se permitirá compartir el stand con otro artista si lo desean y en caso de no compartir el stand con otro expositor se podrá llevar acompañante (que no sea expositor) para mayor comodidad de las personas que estarán exponiendo. En cualquiera de los casos no podrán haber más de 2 personas por stand. En el caso de tiendas el máximo es de 3 personas, si este personal cambia durante los dos días del evento se deberán enviar sus datos junto al comprobante de transferencia y especificar el día que asiste cada vendedor.
Tener en cuenta que estas personas extras solo podrán ser inscritas en la postulación, (excepciones disponibles solo para el personal de tiendas que tengan distintos vendedores por día) no posteriormente, no se contestarán correos con cambios, a menos tenga un certificados médicos que así lo necesite o en el caso de que sea una tienda.
STAND NORMAL
Una (1) Mesa completa, medidas 1.50 x 70 cm + dos (2) sillas
1. Valor un día: $60.000
2. Valor ambos días: $120.000
STAND CON ESPACIO EXTRA
Una (1) Mesa completa, medidas 1.50 x 70 cm + dos (2) sillas + espacio extra para perchero u otro (1.20 X 50 cm)
El espacio estará al costado de la mesa y no deberá superar la altura de esta misma.
1. Valor un día: $72.000
2. Valor ambos días: $144.000
STAND TIENDAS
espacio de 3 x 3 mt + Dos (2) Mesas, medidas 1.50 x 70 cm + tres (3) sillas
1. Valor ambos días: $320.000
STAND FOODTRUCKS
Sólo espacio para foodtruck + conexión eléctrica
Ubicación: Terraza
1. Valor ambos días: $350.000
STAND PASTELERÍAS
Espacio 2.5 mt x 2.5 mt + Dos (2) Mesas, medidas 1.50 x 70 cm + tres (3) sillas
Solo se pueden vender productos previamente empacados, no se puede cocinar. Ideal para pastelerías o stands que no requieran electricidad
Ubicación: Terraza
1. Valor ambos días: $280.000
FECHA POSTULACIONES: 12 de Septiembre de 2023
FECHA LÍMITE PAGO DE STAND: Hasta el 20 de Septiembre de 2023
*ATENCIÓN: si quieres participar en el evento, ten en consideración que debes pagar la totalidad del stand antes de la fecha límite.
Si un expositor seleccionado no cumple con el plazo establecido para realizar el pago del stand, no contesta los correos y no da aviso alguno de su estado (de salud, económico, etc.), el cupo será cedido a otro expositor que se encuentre en lista de espera sin necesidad de haber consultado con dicho expositor. Cohete Lunar le comunicará de esta decisión por correo y el expositor no tendrá derecho a apelar.
1. Se podrá compartir el stand con otro artista. En el caso de los expositores no podrán haber más de 2 personas por mesa. Recuerda que:
- Una vez enviada la postulación NO se puede cambiar o agregar un expositor acompañante.
- Nosotros NO gestionamos medios stands.
- Si por algún motivo, tu acompañante se baja/no puede asistir posterior a la selección, NO se puede agregar expositor acompañante, a menos que se presente un cambio por problemas de salud a través de un certificado médico.
2. Después del cierre de las postulaciones, NO se podrán hacer cambios en el tipo de stand que seleccionaron.
3. En caso de necesitar ir con un acompañante extra, recuerda marcar la opción en el formulario. No pueden haber más de dos personas por stand. Es decir, si ya vas con un compañero de mesa expositor, no puedes incluir acompañante. No se aceptará incluir acompañantes luego de cerrado el formulario, a menos que sea necesario por temas de salud y se compruebe a través de un certificado médico.
4. El tipo de selección de artistas y tiendas puede ser todo lo que abarque artes gráficas y diseño de autor, esto incluye por ejemplo: diseño de vestuario, adornos y decoraciones, textiles, craft, cerámicas, joyería, peluches, papelería, carteras y mochilas, galletas y mini pasteles, diseño de uñas press on, papelería, etc... Considerar si aplicas a la categoría de pastelería debe venir todo sellado y empaquetado.
5. Debido a la gran cantidad de postulaciones, sólo se enviará el correo de confirmación a los expositores seleccionados para esta convocatoria.
6. La distribución de los stands y la asignación de los mismos se hará siempre a última instancia a criterio de la productora, velando siempre por el flujo del público a todos los stands y un recorrido cómodo para los asistentes. Si expositores se adscriben mal (se coloca en otro tipo de stand o día que no le corresponde) en el caso de tener la opción de selección de stand, la productora tiene la facultad de cambiar de lugar a dicho expositor.
8. Esta prohibido dejar pasar a amigos o conocidos detrás de los stands, solo gente con el distintivo de expositores puede tener acceso a esos sectores. Pedimos cooperación en este punto ya que son medidas de seguridad y protocolo y también para no pasar a llevar los espacios y tranquilidad de tus vecinos expositores.
9. Deja el espacio tal y como lo encontraste, no dejes basura o papeles en el lugar. Se considerará esto en futuras postulaciones de los artistas a nuestros eventos junto con un buen comportamiento y cumplimiento de los reglamentos.
10. La productora no se hace responsable de robos o pérdidas durante el evento. No obstante contaremos con guardias de seguridad para velar por la integridad de las personas y el orden del evento, en el caso de las personas que participan ambos días, la responsabilidad de sus productos/mercancía recae solo en ustedes.
11. El acceso y salida de los asistentes será controlado y monitoreado en cada momento para:
a. La entrada de una mayor cantidad de asistentes al evento.
b. Un flujo constante a los expositores de gente nueva y nuevos compradores.
c. Mayor control del acceso y una mejor experiencia para el público.
Este espacio estará acondicionado para tiendas/agrupaciones/fanclubs/emprendimientos ya constituidos, que cuenten con un catálogo de productos más amplio y con un público base y/o tienda web o física, que dentro de su funcionamiento normal cuenten con envíos o ventas mensuales estables. Si eres un artista, ilustrador y/o emprendedor con un catálogo más limitado y/o reducido, te recomendamos el stand normal o uno con espacio extra.
Los stands de tiendas estarán ubicados cerca del escenario. La idea de estos stands es potenciar no sólo sus ventas sino que también posicionarlos en un espacio físico que les permita darse a conocer cómo marca y captar público más amplio.
El espacio del stand de tiendas es de 3mt x 3mt (ojo solo el toldo no paredes de tela u otros), incluye dos mesas y 3 sillas, además de posibilidad de distribuir el mobiliario dentro de ese espacio como más les acomode, incluyendo mobiliario que deseen llevar por su propia cuenta (perchero, estante, pendones, etc...)
1. Cada expositor tiene la responsabilidad de hacer los tramites que legales pertinentes que se requieran con respecto a ventas según la legislación chilena, informándose directamente con la entidad que corresponda (por ejemplo SII, Seremi y/u otra).
2. Cada expositor debe leer, llenar sus datos, y firmar el contrato que la productora provea, una vez seleccionado, además de adjuntarlo correctamente junto con su comprobante de pago y enviarlo según los plazos y vías indicados, para formalizar su participación en el festival.
3. Es obligatorio cumplir con los horarios e instrucciones publicados por la productora. De no cumplir el horario estipulado la productora tendrá la facultad de reubicar el stand designado.
4. Es obligación de cada expositor compartir su participación en el evento en sus redes sociales. Se recomienda que sea un mínimo de una vez por semana desde un mes mínimo antes del evento.
5. También es obligatorio publicar en sus redes sociales (feed de Instagram) las imágenes promocionales entregadas por la organización (afiche e imagen promocional correspondiente de cada expositor) mínimo con 7 días de anticipación antes del evento, se tendrá en consideración esto en futuras postulaciones.
6. Los expositores deben unirse al grupo de WhatsApp, que se creará días antes del evento, a través del cual la producción entregará información logística, de seguridad o similar, de forma expedita. Este grupo sólo estará habilitado para el envío de información y no constituye un canal para recibir consultas de expositores. El staff no está autorizado para responderles en sus números personales (En caso de consultas siempre remitirlas vía mail).
7. Es obligatorio para los expositores seguir las redes sociales de Cohete Lunar ( instagram - tiktok ) siendo estos los canales oficiales de comunicación y promoción del evento, actividades, invitados. Este también es uno de los criterios de selección de los expositores.
8. Es responsabilidad y obligación de cada expositor llevar mantel, decoraciones, percheros u otros.
Si por diversos motivos no puedes participar en el festival y ya has cancelado el valor del stand, puedes solicitar la devolución del 80% del pago abonado si lo informas con 20 días hábiles de anticipación (hasta el 03 de octubre inclusive). Pasado este plazo no tiene derecho a reembolso alguno ya que se envía la lista de participantes a la municipalidad.
En caso de reprogramación de fechas por factores externos a la productora como, condiciones climáticas, catástrofes naturales, reglamentos de gobierno, etc. Podrás solicitar la devolución del 90% del valor del stand si la nueva fecha a posponerse es dentro de los 14 días o menos de la fecha original del evento. Si la nueva fecha es reprogramada a mas de dos semanas, el expositor podrá pedir devolución del 100% o confirmar participación en la nueva fecha.
Acreditación GENERAL Expositores: Viernes 03 de Noviembre de 17:00 a 19:30 hrs.
Acreditación ESPECIAL Expositores: Sábado 04 de Noviembre y domingo 05 de Noviembre de 9:30 a 10:00
Montaje Expositores: Sábado 04 de Noviembre y Domingo 05 de Noviembre de 9:30 a 12:00 hrs.
1. Los expositores deberán acreditarse según los horarios indicados.
2. Cada expositor recibirá un distintivo para transitar libremente por el recinto, este distintivo es ÚNICO E INTRASFERIBLE.
3. Los expositores podrán dejar mobiliario, maletas, mercaderías el día de acreditación. Todo debe estar debidamente embalado (cajas plásticas idealmente, sin productos delicados, ni bolsas que no se puedan cerrar por completo) e identificado con Nombre de tienda (o expositor) y número de stand, con la etiqueta rellenable que se enviará por correo electrónico en su momento. Aclaramos que si bien pueden dejar su mercadería, la Productora Cohete Lunar SpA ni el Centro Cultural Estación Mapocho se hacen responsables de hurto y/o perdida o desperfecto del material, de todas maneras cabe recalcar que nunca hemos sufrido robos y el establecimiento sí cuenta con guardias de seguridad y nocheros durante el viernes 03 de Nov. y sábado 04 de Nov.
4. El montaje de mesas será el día sábado y domingo, el día viernes se hará SOLO acreditación y recepción de mercaderías.
5. En caso de no poder acreditarse el día viernes 03 de septiembre, por motivos especiales o ser de región, el expositor deberá ser puntual en su llegada el día Sábado y Domingo 04 y 05 de Noviembre de 9:30 hasta las 10:00 am.
6. El ingreso de los expositores será únicamente en los horarios señalados, atendiendo a las necesidades de producción, logística y seguridad.
7. El horario de desmontaje será de 19:00 a 19:45 hrs. Los cuales también se deben cumplir a cabalidad por parte de los expositores. (Expositores que estén ambos días podrán dejar cosas en el recinto el día sábado, bajo su propia responsabilidad mencionada con anterioridad).
8. Para expositores que requieran ayuda en cargar cosas ya sea en montaje y desmontaje en donde la persona que ayudará solo ingresará previo al evento y al finalizar, deberá rellenar el siguiente formulario donde la persona anexa podrá entrar SOLO en horario de montaje y desmontaje. Los días del evento los guardias de seguridad tendrán esta lista para permitir el ingreso.
PERMISO PARA ENTRAR CON ALGUIEN MÁS A MONTAR AQUÍ.
