¡Hola astronautas!
A continuación te presentamos las bases de nuestro próximo evento “Festival Cohete Lunar”, las cuales deberás leer con atención ya que describen el proceso de postulación y participación del evento. Recuerda revisar los datos que has ingresado al formulario antes de enviar tu postulación para evitar malentendidos.
Al enviar tu postulación entendemos que aceptas los términos y condiciones expresadas en estas bases.
Fechas: Sábado 4 - Domingo 5 de Marzo 2023
Horario evento: 11.00 a 19.00 hrs.
Montaje: De 9.30 a 11.00 hrs.
Lugar: Espacio 335 - Rio de Janeiro 335, Recoleta (Metro Patronato o Bellas Artes)
Entrada con ingreso gratuito con un flujo mínimo de 3.000 personas asistentes por día aproximadamente.
En esta versión existirá la posibilidad de adquirir un pase exclusivo para obtener acceso previo (de 11 a 12 hrs) a las aperturas de puerta al público general (de 12 a 19 hrs) para asistentes que deseen ver sin atochamientos los stands de artistas tanto nacionales como invitados internacionales que tendremos en esta versión.
Por lo tanto, el horario de cierre se extenderá una hora (de 18 a 19 hrs.) para que los artistas y asistentes de igual forma tengan la misma cantidad de horas (7 hrs.) con el ingreso gratuito.
Dentro del valor del stand se consideran los siguientes ítems con el objetivo de difundir mejor a cada artista y entregarles el material adecuado para mayor difusión tanto previo al evento como posterior al evento.
* Aclaración: En esta edición la productora no entregará las imágenes de marcos para los artistas ya editadas con la imagen del artista y su nombre. De todas formas, se les proporcionará el diseño de marco para quienes quieran editar la imagen con su foto. Esto debido a que solo un porcentaje de artistas realmente utiliza esa imagen y la sube a redes sociales y es una inversión de tiempo considerable, el cual ahora focalizaremos en nuevos métodos promocionales y gráficas :D
La productora Cohete Lunar se compromete a hacer difusión del evento por distintas plataformas y con distintos medios como ya es conocido por artistas que ya han participado de nuestros eventos anteriormente.
Cohete Lunar promocionará de igual forma las actividades o participación de ciertos artistas en menor o mayor intensidad velando por una buena difusión y captación de público para el evento.
En cualquiera de los casos, la productora no se hace cargo de si llegado el día del evento la cifra de asistentes es menor a lo esperado o las ventas de los expositores no son las esperadas por ellos. De cualquier forma, nunca se ha bajado de los 2.000 asistentes diarios en nuestros eventos, contabilizando en el último evento de Diciembre 2022 una cantidad de 10.000 asistentes.
Por parte de cohete lunar velamos por la realización de un buen evento con muchas actividades anexas y una gran inversión en publicidad como material gráfico para la captación de público y que esto se vea reflejado en la venta de nuestros expositores.
Sobre el acondicionamiento del local y permisos ya se habló con los locatarios, donde los arreglos y mejoras ya están realizados al 100% por lo cual el local esta operativo para eventos artísticos.
Se proporcionarán stands bien acondicionados y mesas aptas para una mayor comodidad, donde el expositor pueda acomodar sus productos sin problema.
Se permitirá compartir el stand con otro artista si lo desean y en casos justificados por algún tipo de discapacidad u enfermedad, se podrá llevar acompañante (que no sea expositor) para mayor comodidad de las personas que estarán exponiendo. Tener en cuenta que esta persona extra solo podrá ser inscrita en la postulación y no posteriormente.
FECHA POSTULACIONES: Hasta el 19 de Enero.
FECHA PAGO STAND: Hasta el 27 de Enero
* si quieres postular al evento, ten en consideración que debes pagar la suma del stand antes de esta fecha.
Si por diversos motivos no puedes participar en el festival y ya has cancelado el valor del stand, solo podrás solicitar la devolución del 80% del pago abonado si lo informas con 15 días de anticipación o más.
Si un expositor ha pagado el stand, pero no asiste al evento y no da aviso previo de ello, no tendrá derecho a devolución.
Si un expositor seleccionado no cumple con el plazo establecido para realizar el pago del stand, no contesta los correos y no da aviso alguno de su estado (de salud, económico, etc.), el cupo será cedido a otro expositor que se encuentre en lista de espera sin necesidad de haber consultado con dicho expositor. Cohete Lunar le comunicará de esta decisión por correo y el expositor no tendrá derecho a apelar.
1. Se podrá compartir el stand con otro artista exceptuando en los stands de tienda. Para ambos tipos de stands, no podrán haber más de 2 personas por mesa en cualquiera de los casos. (exceptuando casos especiales justificados que necesiten acompañante extra)
Recuerda que:
- Una vez enviada la postulación NO se puede cambiar el expositor acompañante.
- Nosotros NO gestionamos medios stands.
- Si por algún motivo, tu acompañante se baja/no puede asistir posterior a la selección, NO se puede agregar expositor acompañante.
2. Después del cierre de las postulaciones, NO se agregarán ilustradores ni se podrán hacer cambios en el tipo de stand que seleccionaron.
3. En caso de necesitar ir con un acompañante, recuerda marcar la opción en el formulario. Pedimos que esto sea en algún caso de problemas de movilidad, enfermedad crónica u otro en el cual el expositor no pueda o se le dificulte estar solo durante el evento.
No pueden haber más de dos personas por stand. Es decir, si vas con un expositor acompañante con el cual compartes mesa, no puedes incluir acompañante.
No se aceptará incluir acompañantes luego de cerrado el formulario.
5. Debido a la gran cantidad de postulaciones, sólo se enviará el correo de confirmación a los expositores seleccionados para esta convocatoria.
6. Es deber de cada expositor hacer tramites legales correspondientes aparte de leer, firmar e imprimir el contrato que la organización envía una vez seleccionado, además de preocuparse de adjuntarlo correctamente junto con su comprobante de pago y enviarlo a tiempo a la organización.
7. Los stands serán asignados por la organización para crear un buen recorrido durante el evento que respete la distancia física.
8. En caso de re agendamiento de fechas por factores externos a la productora como catástrofes naturales, reglamentos de gobierno, etc... Se podrá pedir devolución del 90% del stand si la fecha a posponerse debe realizarse a menos de 14 días del evento. De lo contrario se podrá pedir devolución del 100% o confirmar participación en la fecha re agendada.
Este espacio estará acondicionado para tiendas/agrupaciones/fanclubs/emprendimientos ya constituidos, que cuenten con un catálogo de productos más amplio y con un público base y/o tienda web o física, que dentro de su funcionamiento normal cuenten con envíos o ventas mensuales estables. Si eres un artista, ilustrador y/o emprendedor con un catálogo más limitado y/o reducido, te recomendamos el stand normal o uno con espacio extra.
Los stands de tiendas estarán ubicados en el 1 er nivel justo en la entrada del evento. La idea de estos stands es potenciar no sólo sus ventas sino que también posicionarlos en un espacio físico que les permita darse a conocer cómo marca y captar público más amplio.
El espacio del stand de tiendas es de 3 mt x 3 mt, incluye dos mesas y la posibilidad de distribuir el mobiliario dentro de ese espacio como más les acomode, incluyendo mobiliario que deseen llevar por su propia cuenta (perchero, estante, etc...)
ESPACIO:
El evento se realizará en Espacio 335 - Rio de Janeiro 335, Recoleta.
El evento se realizará en las tres plantas del recinto, quedando los expositores o artistas de stands normales en los pisos inferiores (nivel -1 y nivel -2).
Estamos haciendo importantes arreglos en el espacio para acondicionar los niveles bajo tierra, así como decorar y ambientar el espacio acorde a nuestra nueva temática. Respetaremos las normas sanitarias de aforo permitido, además de ofrecer la seguridad y comodidad de nuestros expositores y asistentes sin atochamiento de gente.
Este lugar cuenta con varios accesos, baños, amplios espacios para la comodidad de los expositores y asistentes.
1. Es obligación de cada expositor compartir su participación en el evento en sus redes sociales. Se recomienda que sea un mínimo de una vez por semana.
2. También es obligatorio publicar en sus redes sociales (feed de Instagram) las imágenes promocionales entregadas por la organización (afiche e imagen promocional correspondiente de cada expositor) mínimo con 7 días de anticipación antes del evento.
3. Días previos al evento, se creará un grupo de WhatsApp para que los expositores puedan contactarse de manera más expedita con la organización y viceversa.
4. El acceso y salida de los asistentes será controlado y monitoreado en cada momento para:
a. La entrada de una mayor cantidad de asistentes al evento.
b. Un flujo constante a los expositores de gente nueva y nuevos compradores.
c. Mayor control del acceso y una mejor experiencia para el público.
d. Evitar atochamientos o grupos grandes de gente en stands para mantener el distanciamiento social y el público pueda ver los stands sin problema.
1. El horarios de montaje será de 9.30 a 11.00 hrs. No se dejará entrar a nadie antes de ese horario ya que la organización estará centrada en el montaje y protocolos de seguridad. También es obligación de los expositores estar a las 11.00 en punto con sus stands instalados para el buen funcionamiento del evento.
De no llegar en el horario estipulado la organización se dará la facultad de reubicar el stand designado.
El horario de desmontaje será de 19.00. a 19.45 hrs. los cuales también se deben cumplir a cabalidad por parte de los expositores. (Expositores que estén ambos días podrán dejar cosas en el local el día sábado pero bajo su propia responsabilidad).
2. A cada expositor se les dará un distintivo para que puedan moverse libremente por el espacio y sin restricciones, este distintivo es ÚNICO E INTRASFERIBLE.
3. Es responsabilidad y obligación de cada expositor llevar mantel, decoraciones, percheros u otros.
1. El día del evento es obligatorio llegar en el horario estipulado para el montaje.
2. En ningún caso se permitirá la estancia de amigos o conocidos (que no hayan estado previamente inscritos en la lista de acompañantes) en los stands.
3. Esta prohibido dejar pasar a amigos o conocidos detrás de los stands, solo gente con el distintivo de expositores puede tener acceso a esos sectores. Pedimos cooperación en este punto ya que son medidas de seguridad y protocolo y también para no pasar a llevar los espacios y tranquilidad de tus vecinos expositores.
3. Deja el espacio tal y como lo encontraste, no dejes basura o papeles en el lugar. Se considerará esto en futuras postulaciones de los artistas a nuestros eventos junto con un buen comportamiento y cumplimiento de los reglamentos.
4. Cuida tus objetos personales. La organización tendrá guardias de seguridad los días del evento, pero no se hace responsable de robos o pérdidas durante éste.
