BASES FESTIVAL ECLIPSE: edición Corea

21 | 10 | 2022

¡Hola astronautas!

A continuación te presentamos las bases de nuestro próximo evento “Festival Eclipse: cultura coreana”, las cuales deberás leer con atención ya que describen el proceso de postulación y participación del evento. Recuerda revisar los datos que has ingresado al formulario antes de enviar tu postulación para evitar malentendidos.

Al enviar tu postulación entendemos que aceptas los términos y condiciones expresadas en estas bases.

INFORMACIÓN GENERAL

Fechas: Sábado 17 - Domingo 18 de Diciembre 2022

Horario evento: 12.00 a 19.00 hrs.

Montaje: De 10.00 a 12.00 hrs.

Lugar: Espacio 335 - Rio de Janeiro 335, Recoleta (Metro Patronato o Bellas Artes)

Entrada con ingreso gratuito con un flujo mínimo de 2.000 personas asistentes por día aproximadamente.

BENEFICIOS EXPOSITORES

Dentro del valor del stand se consideran los siguientes ítems con el objetivo de difundir mejor a cada artista y entregarles el material adecuado para mayor difusión tanto previo al evento como posterior al evento.

- Gráficas publicitarias de calidad, videos y animaciones para el evento

- Oportunidad de participar en actividades con sponsors

- Flujo mínimo de 2.000 personas por día

- Descuentos del 10% con nuestra imprenta aliada @zari.imprenta

- Regalos, premios y sorpresas entre ilustradores

SOBRE LA PRODUCTORA

La productora se compromete a hacer difusión del evento por distintas plataformas y con distintos medios como ya es conocido por artistas que ya han participado de nuestros eventos anteriormente.

Se promocionará de igual forma las actividades o participación de ciertos artistas en menor o mayor intensidad velando por una buena difusión y captación de público para el evento.

En cualquiera de los casos, la productora no se hace cargo de si llegado el día del evento la cifra de asistentes es menor a lo esperado o las ventas de los expositores no son las esperadas por ellos. 

Por parte del evento velamos por la realización de un buen evento con muchas actividades anexas y una gran inversión en publicidad como material gráfico para la captación de público y que esto se vea reflejado en la venta de nuestros expositores.

STANDS

Se proporcionarán stands bien acondicionados y mesas aptas para una mayor comodidad, donde el expositor pueda acomodar sus productos sin problema.

Se permitirá compartir el stand con otro artista si lo desean y en casos justificados por algún tipo de discapacidad u enfermedad, se podrá llevar acompañante (que no sea expositor) para mayor comodidad de las personas que estarán exponiendo. Tener en cuenta que esta persona extra solo podrá ser inscrita en la postulación y no posteriormente.

PAGOS Y FECHAS

Si por diversos motivos no puedes participar en el festival y ya has cancelado el valor del stand, solo podrás solicitar la devolución del 80% del pago abonado si lo informas con 15 días de anticipación o más.

Si un expositor ha pagado el stand, pero no asiste al evento y no da aviso previo de ello, no tendrá derecho a devolución.

Si un expositor seleccionado no cumple con el plazo establecido para realizar el pago del stand, no contesta los correos y no da aviso alguno de su estado (de salud, económico, etc.), el cupo será cedido a otro expositor que se encuentre en lista de espera sin necesidad de haber consultado con dicho expositor. Cohete Lunar le comunicará de esta decisión por correo y el expositor no tendrá derecho a apelar.


SOBRE POSTULACIONES Y STANDS

1. Se podrá compartir el stand con otro artista. No podrán haber más de 2 personas por mesa en cualquiera de los casos. (exceptuando casos especiales justificados que necesiten acompañante extra)

2. Después del cierre de las postulaciones, NO se agregarán ilustradores o tiendas ni se podrán hacer cambios en el tipo de stand que seleccionaron.

3. En caso de necesitar ir con un acompañante, recuerda marcar la opción en el formulario. Esto solamente si es en algún caso extremo de problemas de movilidad, enfermedad crónica u otro en el cual el expositor no pueda estar solo. NO se agregarán acompañantes posteriormente.

4. El tipo de selección de artistas y tiendas puede ser todo lo que abarque artes gráficas y venta de productos con temática Coreana o asiática en general, esto incluye por ejemplo: fans clubs de grupos k-pop, diseño de de vestuario, textiles, merch original, craft, cerámicas, joyería, peluches, galletas, diseño de uñas press on, papelería, snacks, etc...

5. Debido a la gran cantidad de postulaciones, sólo se enviará el correo de confirmación a los expositores seleccionados para esta convocatoria.

6. Es deber de cada expositor hacer tramites legales correspondientes aparte de leer, firmar e imprimir el contrato que la organización envía una vez seleccionado, además de preocuparse de adjuntarlo correctamente junto con su comprobante de pago y enviarlo a tiempo a la organización.

7. Los stands serán asignados por la organización para crear un buen recorrido durante el evento que respete la distancia física.

ESPACIO:

El evento se realizará en Espacio 335 - Rio de Janeiro 335, Recoleta.

Este lugar cuenta con accesos amplios, baños e iluminación para la comodidad de los expositores y asistentes. También habrán cupos para estacionamiento (pagados).

SOBRE LOS EXPOSITORES.

1. Es obligación de cada expositor compartir su participación en el evento en sus redes sociales. Se recomienda que sea un mínimo de una vez por semana.

2. También es obligatorio publicar en sus redes sociales (feed de Instagram) las imágenes promocionales entregadas por la organización (afiche e imagen promocional correspondiente de cada expositor) mínimo con 7 días de anticipación antes del evento.

3. Días previos al evento, se creará un grupo de WhatsApp para que los expositores puedan contactarse de manera más expedita con la organización y viceversa.

4. El acceso y salida de los asistentes será controlado y monitoreado en cada momento para:

a. La entrada de una mayor cantidad de asistentes al evento.

b. Un flujo constante a los expositores de gente nueva y nuevos compradores.

c. Mayor control del acceso y una mejor experiencia para el público.

d. Evitar atochamientos o grupos grandes de gente en stands para mantener el distanciamiento social y el público pueda ver los stands sin problema.


EL DÍA DEL EVENTO

1. El horarios de montaje será de 10.00 a 12.00 hrs. No se dejará entrar a nadie antes de ese horario ya que la organización estará centrada en el montaje y protocolos de seguridad. También es obligación de los expositores estar a las 12.00 en punto con sus stands instalados para el buen funcionamiento del evento.

De no llegar en el horario estipulado la organización se dará la facultad de reubicar el stand designado.

El horario de desmontaje será de 19.00. a 19.45 hrs. los cuales también se deben cumplir a cabalidad por parte de los expositores. (Expositores que estén ambos días podrán dejar cosas en el local el día sábado pero bajo su propia responsabilidad).

2. A cada expositor se les dará un distintivo para que puedan moverse libremente por el espacio y sin restricciones, este distintivo es UNICO E INTRASFERIBLE.

3. Es responsabilidad y obligación de cada expositor llevar mantel, decoraciones, percheros u otros.

ESPACIO COMÚN

1. El día del evento es obligatorio llegar en el horario estipulado para el montaje.

2. En ningún caso se permitirá la estancia de amigos o conocidos (que no hayan estado previamente inscritos en la lista de acompañantes) en los stands.

3. Esta prohibido dejar pasar a amigos o conocidos detrás de los stands, solo gente con el distintivo de expositores puede tener acceso a esos sectores. Pedimos cooperación en este punto ya que son medidas de seguridad y protocolo y también para no pasar a llevar los espacios y tranquilidad de tus vecinos expositores.

3. Deja el espacio tal y como lo encontraste, no dejes basura o papeles en el lugar. Se considerará esto en futuras postulaciones de los artistas a nuestros eventos junto con un buen comportamiento y cumplimiento de los reglamentos.

4. Cuida tus objetos personales. La organización tendrá guardias de seguridad los días del evento, pero no se hace responsable de robos o pérdidas durante éste.


Si llegaste hasta aquí y estas de acuerdo con todas las normas anteriores, rellena el siguiente formulario (¡si no leíste todo arriba vuelve y léelo que es importante!)